اگر به دنبال روشی ساده و دقیق برای پاورقی زدن در ورد هستید، باید بدانید که این قابلیت برای ارجاع دهی، توضیح واژه ها، ترجمه اصطلاحات یا معرفی منابع در متن های علمی، پایان‌نامه ها و مقالات بسیار کاربرد دارد. پاورقی به شما این امکان را می دهد که بدون ایجاد اختلال در متن اصلی، اطلاعات جانبی را به خواننده منتقل کنید. در نرم افزار ورد چند شیوه متفاوت برای درج پاورقی یا همان فوت نوت ( Footnotes) در ورد وجود دارد؛ مانند درج دستی، خودکار یا تنظیمات سفارشی شده.
در ادامه این مقاله به صورت گام به گام تمامی روش های پاورقی زدن را توضیح می دهیم و به نکات مهمی مثل تغییر فونت، شماره گذاری، حذف پاورقی یا انتقال آن به انتهای سند هم خواهیم پرداخت. اگر می خواهید حرفه ای کار کنید و از ایرادات رایج دوری کنید، حتماً ادامه مقاله را بخوانید.
نحوه درج پاورقی در ورد با استفاده از ابزار Insert Footnote
ساده ترین روش برای پاورقی زدن در ورد استفاده از بخش Insert Footnote در تب References است. این روش به شما اجازه می دهد پاورقی ها را به صورت مرتب و خودکار در پایین صفحه اضافه کنید، بدون اینکه لازم باشد شماره گذاری دستی انجام دهید.
- برای این کار ابتدا مکان نما را در جای مورد نظر از متن قرار دهید.
- سپس به تب References بروید و گزینه Insert Footnote را انتخاب کنید.
- پس از کلیک، ورد به طور خودکار عددی را در متن و پایین صفحه درج کرده و می توانید محتوای مورد نظر را وارد کنید.
با این روش، هر بار که پاورقی جدید اضافه می کنید، نرم افزار ترتیب شماره ها را حفظ می کند. اگرچه این روش برای اکثر کاربران کافی است، اما در ادامه روش های پیشرفته تر و تنظیمات دقیق تری را برای فوت نوت در ورد آموزش می دهیم.
تفاوت بین یادداشت پایانی (Endnote) و پاورقی زدن در ورد
در بسیاری از مواقع کاربران تفاوت بین پاورقی زدن در ورد و استفاده از Endnote را نمی دانند. پاورقی یا Footnote یادداشت هایی هستند که در پایین همان صفحه ای که ارجاع داده اید نمایش داده می شوند، اما Endnote یا یادداشت پایانی به انتهای فصل یا کل سند منتقل می شوند. هر دو قابلیت در ورد در تب References در دسترس اند و به راحتی قابل استفاده هستند.
برای تغییر نوع ارجاع، کافی است روی فلش کوچک کنار Insert Footnote کلیک کرده و گزینه Endnote را انتخاب کنید. در مقالات علمی معمولاً استفاده از پاورقی رایج تر است، اما در کتاب ها یا پایان نامه ها گاهی بنا به قالب بندی، از یادداشت پایانی استفاده می شود. انتخاب بین Footnote یا Endnote به ساختار نوشتار شما بستگی دارد، اما مهم است که در طول سند از یک سبک واحد استفاده کنید.
آموزش حذف و ویرایش پاورقی در ورد بدون به هم ریختگی شماره ها
بسیاری از کاربران در هنگام حذف یا ویرایش پاورقی ها با به هم ریختگی شماره ها مواجه می شوند. برای جلوگیری از این مشکل در پاورقی زدن در ورد باید از روش درست استفاده کنید. برای حذف یک پاورقی کافی است عدد آن را از متن اصلی حذف کنید، ورد به صورت خودکار محتوای پاورقی را نیز پاک می کند. اگر فقط متن پاورقی را پاک کنید و عدد را نگه دارید، شماره گذاری تغییری نمی کند.
در مورد ویرایش نیز، شما می توانید محتوای پاورقی را مانند متن معمولی ویرایش کرده یا فونت و سایز آن را تغییر دهید. فوت نوت در ورد به صورت دینامیک عمل می کند؛ یعنی تغییر مکان یا حذف آن در متن، شماره گذاری را به روز می کند. این قابلیت باعث می شود تمام پاورقی ها منظم و بدون خطا باقی بمانند.
تغییر تنظیمات پاورقی از جمله شماره گذاری، موقعیت و فونت
اگر به دنبال کنترل بیشتر روی ظاهر و رفتار پاورقی زدن در ورد هستید، باید وارد تنظیمات Footnote شوید. در تب References، با کلیک روی فلش پایین سمت راست گروه Footnotes پنجره ای باز می شود که امکانات کاملی در اختیار شما قرار می دهد. در این بخش می توانید تعیین کنید شماره گذاری پاورقی از چه عددی شروع شود، سبک شماره گذاری (اعداد، حروف، نمادها) چگونه باشد و موقعیت آن در صفحه (پایین صفحه یا پایین متن) قرار گیرد.
همچنین می توانید از طریق تنظیمات فونت، سایز و نوع قلم پاورقی ها را مطابق با نیاز سندتان تغییر دهید. اگرچه ظاهر پیش فرض ورد ساده است، اما برای نوشتارهای علمی بهتر است فونت پاورقی را نیز همانند متن اصلی تنظیم کنید. برای شخصی سازی کامل فوت نوت در ورد استفاده از این تنظیمات ضروری است.
راهنمای افزودن پاورقی برای چند واژه یا جمله در ورد
یکی از سوالات متداول کاربران هنگام پاورقی زدن در ورد این است که آیا می توان برای چند واژه یا یک جمله کامل از یک پاورقی استفاده کرد؟ پاسخ بله است، اما باید دقت کنید پاورقی تنها به اولین کلمه ای که مکان نما روی آن قرار دارد اختصاص داده می شود. برای این کار مکان نما را در انتهای جمله یا عبارت مورد نظر قرار داده و سپس گزینه Insert Footnote را انتخاب کنید.
اگر نیاز دارید که یک پاورقی برای چندین واژه یا جمله در قسمت های مختلف سند تکرار شود، بهتر است از Copy و Paste استفاده کرده یا پاورقی را در یک جا توضیح دهید و در باقی جاها ارجاع دهید. نکته مهم در استفاده از فوت نوت در ورد این است که از تکرار بی مورد پرهیز کنید و پاورقی ها را به درستی جای گذاری نمایید تا خوانایی متن حفظ شود.
آموزش انتقال پاورقی ها از پایین صفحه به انتهای سند در ورد
گاهی نیاز دارید که پاورقی ها را از پایین هر صفحه به انتهای کل سند منتقل کنید. این کار در ورد با چند کلیک ساده انجام می شود. برای این منظور کافی است روی فلش تنظیمات Footnote در تب References کلیک کرده و گزینه Endnotes را انتخاب کنید. با این کار تمام پاورقی ها به انتهای سند منتقل شده و دیگر در صفحات نمایش داده نمی شوند.
در این حالت پاورقی زدن در ورد عملاً تبدیل به یادداشت پایانی می شود. توجه داشته باشید که اگر از این روش استفاده کنید، باید مطمئن شوید شماره گذاری و فرمت آن با قالب سند شما هماهنگ باشد. برخی قالب های دانشگاهی یا انتشاراتی فقط یکی از این دو روش را قبول می کنند. پس پیش از انتخاب بین پاورقی و Endnote، به نیاز سند و ساختار آن توجه کنید.
چگونگی تغییر جایگاه پاورقی از پایین صفحه به انتهای متن در همان صفحه
در حالت پیش فرض، ورد پاورقی ها را در پایین ترین بخش صفحه قرار می دهد. اما شما می توانید با تغییر تنظیمات، جایگاه فوت نوت در ورد را به انتهای متن در همان صفحه منتقل کنید. این گزینه در پنجره تنظیمات Footnote و از بخش Location در دسترس است. کافی است به جای گزینه Bottom of page، گزینه Below text را انتخاب کنید.
این ویژگی مخصوصا در صفحات شلوغ یا هنگام استفاده از جدول و تصویر کاربردی است تا پاورقی ها با دیگر اجزای صفحه تداخل نداشته باشند. با تغییر این تنظیمات، پاورقی زدن در ورد حرفه ای تر و منظم تر انجام می شود و ظاهر سند رسمی تر خواهد بود. اگر از سند برای چاپ استفاده می کنید، این روش می تواند به بهینه سازی فضای صفحه کمک کند.
نکات کلیدی در استفاده از پاورقی برای پایان نامه و مقالات رسمی
در متونی مانند پایان نامه، مقاله علمی یا کتاب، نحوه پاورقی زدن در ورد باید کاملاً حرفه ای، دقیق و مطابق با استانداردهای نگارش باشد. برای این نوع نوشته ها، توصیه می شود شماره گذاری به صورت خودکار باشد، فونت پاورقی با متن هماهنگ شده باشد و مکان درج پاورقی ها یکنواخت در کل سند رعایت شود. همچنین در این موارد بهتر است از مخفف ها یا ترجمه اصطلاحات در پاورقی استفاده شود تا متن اصلی روان و بدون وقفه بماند.
در تنظیمات باید مشخص شود پاورقی برای هر بخش جداگانه شماره گذاری شود یا به صورت پیوسته. در استفاده از فوت نوت در ورد برای این اسناد باید از درج اطلاعات تکراری خودداری کرده و دقت بالا در ارجاع دهی رعایت شود. رعایت این نکات باعث افزایش اعتبار و حرفه ای بودن سند خواهد شد.
