هر کسب و کاری باید تمام هزینه های خود را به دقت زیر ذره بین داشته باشد، حتی هزینه به ظاهر ناچیزی مانند هزینه های چاپ اوراق مختلف. این هزینه ها متاسفانه علی رغم اهمیتی که دارند معمولا نادیده گرفته می شوند. این در حالی است که توجه نکردن به همین هزینه ها هم می تواند بعدا دردسرساز شود. به همین دلیل محاسبه و کاهش هزینه چاپ اهمیت پیدا می کند.
در این مطلب می خواهیم روشی را به شما معرفی کنیم که به کمک آن بتوانید، تمام هزینه های مربوط به چاپ نسبت به هر ورق کاغذ را به دست بیاورید. درک منشا هزینه های غیر عادی، به خودی خود یکی از روش های کاهش هزینه های چاپ را نشان می دهد. با این حال ما در این مطلب به این نقطه قانع نمی شویم و تعدادی دیگر از بهترین روش های صرفه جویی در این هزینه ها را بیان خواهیم کرد.
قدم اول کاهش هزینه چاپ | هزینه برای هر برگه
شاید باورتان نشود، اما شما برای همان برگه سیاه سفید ساده ای که از پرینتر شما خارج می شود، در سه سطح هزینه می کنید! هزینه های مستقیم، غیر مستقیم و پنهان. در این بخش به تفکیک سطوح هزینه، روش محاسبه آن ها را توضیح می دهیم. بسیار دقت کنید چون طی درست این مرحله در کاهش هزینه چاپ اهمیت زیادی دارد.
هزینه های مستقیم
اولین سطح از هزینه ها که باید بررسی کنید این سطح است که شامل هزینه کاغذ، تونر یا جوهر می شود. برای محاسبه هزینه های تونر یا جوهر «برای هر برگه»، در نظر بگیرید که به طور متوسط با هر کارتریج چند برگه می توانید چاپ کنید.
هزینه های غیر مستقیم
هزینه های غیر مستقیم یعنی هزینه هایی که شما معمولا به هر برگه چاپ شده نسبت نمی دهید. برای مثال هزینه تهیه خود دستگاه پرینتر یا هزینه های تعمیر آن. برای اینکه بدانید چقدر از هزینه چاپ هر برگه غیر مستقیم است، ابتدا هزینه خرید و تعمیرات پرینتر را در نظر بگیرید. بعد محاسبه کنید که پرینتر در تمام عمرش چند برگه می تواند چاپ کند. بعد آن ها را بهم تقسیم کنید.
هزینه های پنهان
هرچند ممکن است این نوع هزینه ها مانند هزینه برقی که پرینتر مصرف می کند، اصلا به چشم نیایند، اما بهتر است آن ها را نیز محاسبه کنید. این هزینه ها در عین کم بودن، در طولانی مدت می توانند مقدار قابل توجهی از هزینه های چاپ را تشکیل دهند که در کاهش هزینه چاپ موثر است.
قدم اول و نیمِ کاهش هزینه چاپ | محاسبه هزینه ها
اگر هزینه ها را در همه سطوح به دست بیاورید و با هم جمع کنید و سپس به تعداد همه برگه ها تقسیم کنید، CPP یا هزینه به ازای هر برگه چاپ شده به دست می آید. نیم قدم بعد از به دست آوردن هزینه ها مربوط به این نکته است:
برای موفقیت در کاهش هزینه چاپ، داشتن اطلاعات دقیق در رابطه با هزینه از هر چزی مهمتر است. بنابراین به این نکات نیز توجه کنید که هزینه رنگ های مخالف در پرینتر نیز متفاوت است. هزینه چاپ از دستگاهی به دستگاه دیگر فرق می کند (حتی اگر دو مدل متفاوت از یک برند باشند).
وقتی می توانید هزینه هایتان را مدیریت کنید که از منشا هر ذره از هزینه ها آگاه باشید. در این صورت ممکن است متوجه نقاط هزینه بری شوید که هیچ فایده ای به شما نمی رسانند. شاید متوجه شوید یک عملیات را از روش سخت تر و پر هزینه تر آن انجام می دهید.
چطور در هزینه های چاپ هر برگه صرفه جویی کنیم؟
قدم اول کاهش هزینه چاپ هر برگه محاسبه هزینه ها بود که انجام شد. در این مرحله چند روش ساده و آسان، اما مهم را بیان می کنیم.
راهکار اول صرفه جویی
روش اول، گفتمان سازی فرهنگ کاری صرفه جو در محیط سازمان یا اداره تان است. در عصری که حجم زیادی از فعالیت ها به صورت اینترنتی انجام می شوند، لازم نیست هر چیزی را پرینت بگیریم. ما از بروکراسی برای انجام بهتر کار مردم بهره می بریم، نه صرفا برای اینکه بروکراسی را اجرا کرده باشیم!
بنابراین به کارکنان بگویید تنها در مواقع ضروری پرینت بگیرند و در صورت امکان از هر دو طرف برگه استفاده کنند.
روش دوم کاهش هزینه چاپ
راهکار دوم، سرویس و مراقبت مرتب از دستگاه های مختلف از جمله چاپگرهاست. رسیدگی به دستگاه به طرز شگفت انگیزی نیاز آن ها به تعمیر و مصرف بی رویه از منابع (برق، کاغذ، جوهر) را کاهش می دهد و باعث بالا رفتن بهره وری آن ها می شود.
نکته نهایی نیز درمورد چاپگرهای قدیمی و بازنشسته است! شاید نگه داشتن نیروی انسانی با تجربه و مسن توجیه داشته باشد، اما دستگاه های قدیمی تنها دست کارکنان را می بندند و بعد از مدتی نیز به جای کار راه انداختن، هزینه بر می شوند. به این دستگاه ها، چاپگرهای نو تهیه کنید و مطمئن باشید هزینه هایی که در بلند مدت خرج یک پرینتر از کار افتاد خواهید کرد، از قیمت یک پرینتر نو بیشتر می شود.
از اینکه تا انتهای مطلب همراه ما بودید سپاسگزاریم. نظرات خود را با ما در نمایندگی پرینتر اچ پی در میان بگذارید.
